أنشطة إدارة المواد في المنظمات الصحية:
1- تنظيم إدارة المواد :
وتتضمن المبادئ العامة التالية :
- تحديد السياسات والإجراءات وتوزيع العمل بشكل واضح ومكتوب ومن ثم مراجعتها لتحقيق التطوير
- توفير الدورات التدريبية للمشرفين على إدارة المواد لإكسابهم الخبرات المطلوبة .
- تتبع المواد وحركتها داخل أقسام المنظمة الصحية.
- القيام بعملية المتابعة لاستخدامات المواد داخل المنظمة الصحية في أقسام وإدارات المنظمة. - استخدام الحاسب الآلي وخاصة في مجالات تحديد معدل دوران الأصناف ، وتحديد تكلفة شراء ونقل وتوزيع كل صنف .
- التعاون والتنسيق مع أقسام الحسابات العامة والتكاليف بهدف الوصول للتكلفة الإجمالية لكل صنف.
2- أعمال الشراء :
وتشتمل الأعمال المتعلقة بالشراء على ما يلي :
أ- إعداد الميزانيات التقديرية للاحتياجات المختلفة لأقسام المنظمة الصحية من المواد .
ب- تقييم الأصناف من خلال مندوبي الشراء وبالتشاور والتنسيق مع مستخدمي هذه الأصناف .
ج- مناقشة سعر الصنف وتكلفته في ضوء مدى الحاجة إليه ، وتناسب السعر مع هذه الحاجة.
د- تنظيم وتنفيذ الدورة المستندية المتعلقة بشراء الأصناف .
هـ- استخدام وسائل وطرق الشراء المختلفة كالتفاوض.
و- متابعة عملية الشراء من الموردين والتنسيق مع الأقسام المختلفة فيما يختص بالكميات المطلوبة و مواعيد التسليم .
ز- استخدام سجلات وملفات تحتوي على كافة بيانات أوامر الشراء وكمياتها والموردين ومواصفات الصنف والعبوات والتغليف والأسعار ، ... وغيرها .
3- استلام الأصناف :
ويشتمل هذا النشاط على الآتي :
- فحص الأصناف لاكتشاف العيوب المتعلقة بالمواصفات والعلامات التجارية ، وجهة الصنع ، ووجود أي كسور أو تلفيات في الصنف المورد.
- التحقق من الكمية الموردة ومطابقتها مع أوامر الشراء وموعد التسليم المناسب .
- التسليم المباشر للقسم أو الإدارة التي ستستخدم الصنف إذا دعت الحاجة لذلك .
- توزيع الأصناف على المخازن المختصة بحضور مندوب الشراء حسب نوعية الأصناف .
4- أعمال المخازن :
وتتضمن ما يلي :
أ- الرقابة على المخزون ، ومراعاة الحدين الأقصى والأدنى للتخزين ، ونقطة إعادة الشراء ،والكمية الاقتصـادية للشراء ، ومـلء بطاقـات الصنف بالنسـبة للـصرف
والرصيد ، والتحقق من تقادم المواد ، ومراقبة معدلات دوران الأصناف في المخازن .
ب- توزيع المواد حسب نوعيتها وخصائصها على المخازن أو الوحدات الفرعية للتخزين.
ج- مراعاة تطبيق الشروط السليمة لتخزين بعض المواد مثل أفلام الأشعة.
هـ- مراعاة مركزية الأشراف على المخازن الخاصة بالمنظمة.
5- توزيع المواد :
ويتم توزيع المواد وفقاً لمعدلات الاستهلاك السابق تحديدها بعد إجراء الدراسات المتخصصة في هذا الشأن. فاعلية قسم التوزيع تزداد كلما توفر التخصص في أعمال التوزيع .
6- الخدمة المركزية للمواد :
تتضح خصائص وأهمية الخدمة المركزية للمواد من خلال النقاط التالية :
- الرقابة على جودة وفاعلية استخدام المواد عن طريق مراجعة بيانات الأصناف ، وأخذ العينات ، واختبارات العبوات والأدوات المستخدمة وتقادمها بهدف التخلص منها .
- متابعة مراحل استخدام أو استهلاك الأصناف وتحديد وجود إسراف في استخدام المواد أم لا ، عن طريق دراسة المعدلات السابقة ومقارنة الفروق ، وتحديد الزيادة أو النقص في احتمالات الاستخدام المقبلة ، أو استخدام أصناف بديلة .
- تقييم استخدام الأصناف المستخدمة بالتعاون مع أقسام المنظمة الصحية الطبية والتمريضية ومندوبي الشراء ، بغرض إحكام الرقابة على استخدام المواد واستهلاكها .
- المراجعة المزدوجة لفاعلية الأدوات والمعدات والأجهزة وتقدير حاجتها للاستبدال أو الإحلال والتجديد
7- المغسلة :
ويتضمن نشاط إدارة المواد بالنسبة للمغسلة النقاط التالية :
أ- دراسة معدلات الاستهلاك بالنسبة للمواد التي لا ترسل للمغسلة.
ب- دراسة كمية المفروشات والأغطية والملابس التي ترسل للمغسلة.
ج- الحاق مخزن فرعي بالمغسلة حتى تتفرغ إدارة المغسلة للأعمال الفنية ولا يستهلك وقتها في الاستلام والتسليم.
8- خدمات مندوبين إدارة المواد :
وهي الخدمات المرتبطة بمختلف أقسام المنظمة الصحية لتتبع استخدام واستهلاك المواد للتقليل من احتمالات الضياع والتلف والسرقة .
9- وسائل المواصلات والنقل والميكنة :
حركة داخل المنظمة: وتتعلق بوسائل المواصلات والنقل خارج المنظمة الصحية ، وأعمال النقل والشحن والتفريغ عند حاجة المنظمة الصحية لنقل الأصناف على نفقتها. أما الحركة داخل المنظمة الصحية فيتطلب توافر الميكنة كلما أمكن ذلك للمناولة والنقل الآلي للمواد ، مثل وسائل السحب والجر والرفع الآلية.
10- التصرف في المستهلك والمستعمل والفائض والمخلفات من المواد :
أ- بيع المستهلك من المعادن كالصلب والنحاس والرصاص والألومنيوم والحصول على مبالغ نقدية في مقابلها ، بدلاً من الاستغناء عنها كمهملات بدون مقابل .
ب- فحص المعدات المستعملة لمعرفة إذا كان من الممكن استعمالها في عمل أو نشاط أخر ، أو بيعها بعد تحديد قيمتها الحالية.
ج- التصرف بطريقة اقتصادية في الأخشاب والأقمشة وفائض بعض المواد المستخدمة في المعامل.
د- التصرف في العادم والمخلفات كالأصناف التي تستخدم مرة واحدة.
